Ni betalar troligtvis för licenser ingen använder

Varför mjukvara läcker mest av alla kategorier

Ett städavtal tecknas en gång och ligger sedan still. Mjukvara växer i stället okontrollerat, för den köps sällan centralt. Marknad tar in ett verktyg, IT ett annat, projektledningen ett tredje. Varje enskilt köp är litet nog att inte kräva ett beslut, och tillsammans blir de en av de största posterna i budgeten.

Till det kommer att licenser nästan aldrig avslutas. När någon slutar tas kontot bort ur systemet men platsen ligger kvar i avtalet. När ett projekt avslutas glöms verktyget bort men dras vidare varje månad. Ingen märker något, för summan är densamma som förra månaden.

Det är också därför kategorin har den högsta besparingspotentialen av alla vi arbetar med. Utrymmet kommer inte från att förhandla ner ett pris — det kommer från att sluta betala för sådant ni inte använder.

Tre sätt pengarna försvinner

Nästan allt vi hittar faller i en av tre kategorier. De kräver helt olika åtgärder, så det är värt att skilja dem åt innan man börjar.

Prisförhandling kommer först på fjärde plats — och är oftast den minsta av de fyra.

Oanvända platser — den tystaste kostnaden

Det här är den enskilt vanligaste läckan, och den som är enklast att bevisa. Nästan varje system kan visa när en användare senast var inloggad. Jämför den listan mot antalet platser ni betalar för.

Tre saker skapar glappet:

• Avslutsglappet. Någon slutar, kontot inaktiveras i systemet, men platsen räknas kvar i avtalet. Det syns bara om någon aktivt tar bort den.
• Projektverktyg. Ett verktyg köps in för ett projekt, projektet avslutas, ingen säger upp abonnemanget.
• Buffertköp. Man köpte tio platser för att växa in i dem. Tillväxten kom inte, eller kom någon annanstans.

Överlappen vi hittar oftast

Ett bolag med femtio anställda har typiskt två till fyra system som gör samma jobb. Det beror sällan på slarv — det beror på att verktyg köps in av olika personer vid olika tidpunkter, och att ingen har en samlad bild.

Det som ofta gör beslutet enkelt är att ett av alternativen redan ingår i något ni betalar för. Då är frågan inte vilket som är bäst, utan vilket som är gratis.

Fel nivå — ni betalar för funktioner ingen använder

Nästan alla molntjänster har flera prisnivåer, och skillnaden mellan dem är sällan bara kapacitet. Den högre nivån innehåller ofta funktioner för styrning, revision eller efterlevnad som ett bolag på femtio anställda varken använder eller behöver.

Uppgraderingen skedde ofta för en enda funktions skull, för flera år sedan, och sedan glömdes anledningen bort. Ibland finns funktionen numera även i den lägre nivån.

Frågan att ställa per system: vilken funktion är det som kräver att vi ligger på den här nivån, och vem använder den? Kan ingen svara är det ett tecken.

Avtalsmodellen avgör vad ni kan göra

Två avtal med samma månadskostnad kan ge helt olika manöverutrymme. Innan ni gör något är det värt att veta vilken modell ni har.

Månadsvis kostar typiskt mer per plats men låter er skala ner när som helst. Årsvis är billigare per plats — men bara om ni faktiskt använder platserna hela året. För ett bolag som växer ojämnt är det ofta billigare att betala mer per månad.

Förnyelsen är där priset egentligen sätts

Mjukvaruavtal förnyas automatiskt, och ofta med en prisuppräkning. Uppräkningen aviseras i ett mejl som går till den som en gång registrerade kontot — inte nödvändigtvis till någon som läser det.

Två saker gör förnyelsen till den viktigaste tidpunkten:

• Det är då ni kan ändra antal platser. Missar ni fönstret är antalet låst ett år till.
• Det är då leverantören är mest lyhörd. En kund som säger upp är dyrare att ersätta än att ge rabatt. Den insikten är hela förhandlingen.

Uppsägningstiden räknas bakåt från förnyelsedatumet, inte framåt från när ni börjar fundera. Trettio dagar är vanligt, men nittio förekommer.

Vad ni kan göra själva

Det här kräver ingen förhandling och inget verktyg. Bara att någon sätter av en förmiddag.

• Gå igenom kontoutdraget eller kortfakturan och lista varje återkommande mjukvarudragning. Många hittar system de inte visste fanns.
• Jämför antal betalda platser mot antal aktiva användare i varje system. Nästan alla kan visa senaste inloggning.
• Leta överlapp med tabellen ovan som utgångspunkt. Börja med chatt, fillagring och möten — där sitter det oftast.
• Kontrollera vilken nivå ni ligger på och vilken funktion som motiverar den.
• Skriv upp varje förnyelsedatum och uppsägningstid på ett ställe. Det är den enskilt mest värdefulla listan ni kan ha i den här kategorin.
• Koppla avslut till licenshantering. Att en plats tas bort när någon slutar bör vara en rutin, inte en engångsinsats.

Det som är svårt att göra själv är att veta vad ni borde betala. Molnpriser är listpriser, och listpriset är sällan vad större kunder faktiskt betalar. Rabatter förhandlas individuellt, redovisas inte offentligt och varierar med volym och avtalslängd. Utan jämförelseunderlag går det att städa bort det ni inte använder — men inte att bedöma om resten är rimligt prissatt.

Senast granskad 3 augusti 2026. Siffrorna bygger på förhandlade avtal och inhämtade offerter för svenska bolag med 20–100 anställda. De är typiska spann, inte garantier — er kostnad beror på volym, avtalstid och vilka krav ni ställer. Vi uppdaterar dem när vi ser att marknaden rört sig.

Läs vidare